Foi-se o tempo em que os processos nos departamentos de RH eram lentos e complexos. As operações envolviam impressão, preenchimento, assinatura e entrega de inúmeros formulários e documentos, passavam pelo trâmite de inserção em folha e guarda física dos documentos – muitas vezes por cerca de 20 anos. Hoje, graças à digitalização do setor, essas e outras etapas se tornaram mais ágeis, práticas e seguras.
Assinatura eletrônica: menos tempo, mais produtividade
Na digitalização, o recurso que mais traz ganhos é a assinatura eletrônica, aceita em todas as etapas da jornada do funcionário na empresa. “Desde a admissão (em contratos de trabalho e termos de benefícios), passando pela manutenção do funcionário dentro da empresa (recibo de férias, holerite, declaração de Imposto de Renda, afastamento, acordo de compensação de horas) até o desligamento. A Caixa Econômica Federal aceita documentos com assinatura eletrônica para saque de FGTS, por exemplo. O mesmo acontece com o pedido de segurodesemprego e aposentadoria. Hoje, no Brasil, já há jurisprudência no direito trabalhista sobre aceite de documentos assinados eletronicamente”, explica Matheus Cardoso, Head de Product Marketing da Acesso Digital.
As vantagens da assinatura eletrônica vão da redução na burocracia e nos riscos de perdas e falhas nos documentos à diminuição nos custos com impressão, guarda de papel, logística e gerenciamento do fluxo. Por outro lado, aumenta a agilidade e segurança, e há um melhor aproveitamento do capital humano, com o deslocamento de colaboradores para ações estratégicas de alto impacto. Já para os funcionários, a ferramenta torna o operacional mais simples, rápido, prático e fácil.
“Nosso produto tem aderência à realidade B2C, ou seja, às empresas que assinam com os usuários finais, pois nosso foco é justamente a experiência de quem está nessa ponta. Por exemplo, como sabemos que a instantaneidade é fundamental, nossa assinatura eletrônica começa via SMS, para que o usuário rapidamente receba e abra o documento. Focamos no mobile first e na experiência responsiva, para que 80% do material enviado seja assinado em 24 horas”, explica Matheus, que ainda ressalta o valor da ferramenta para promover o profissional de RH dentro da empresa. “A partir do momento que a companhia adota a assinatura eletrônica, desde o estagiário até o CEO assinam o documento. Essa capilaridade da adoção se torna universal, o que eleva o RH como principal agente de transformação digital dentro da corporação.”
Para agilizar os fluxos da empresa, há um mês a varejista de brinquedos Ri Happy começou a usar a assinatura eletrônica da Acesso Digital. “Entendíamos que nosso processo de captura de documentação era muito burocrático e demorado. Atuamos com a sazonalidade, no Dia das Crianças e Natal, contratamos mais de 1900 colaboradores. O fluxo de contratação levava cerca de sete dias e envolvia uma equipe de 25 pessoas. Hoje, com a assinatura eletrônica, tudo é feito via aplicativo, em quatro dias e com apenas seis funcionários”, explica Rodrigo Froes, gerente de RH da empresa.
Praticidade, segurança, rapidez: ganham os colaboradores, ganha a empresa. No jogo da digitalização de processos do RH, todo mundo sai vencedor.
Fonte (Adaptada): https://vocerh.abril.com.br/voce-rh/assinatura-eletronica-impulsiona-atransformacao-digital-do-rh/
